E-Mail-Aufgaben: automatische Verarbeitung von Anhängen
Wie Sie eine Aufgabe einrichten, die regelmäßig E-Mails aus einem Postfachordner abholt, die Anhänge verarbeitet und im Speicher der gewählten Firma ablegt.
Eine E-Mail-Aufgabe überwacht einen Ordner eines Postfachs, verarbeitet die Anhänge eingehender E-Mails mit dem gewählten Handler (etwa nur ablegen oder Rechnungen zuordnen) und speichert sie im Drive-Ordner der Firma oder im lokalen Speicher. Verarbeitete E-Mails werden in den Ordner für Verarbeitetes verschoben, sodass nichts doppelt erfasst wird.
Bevor Sie beginnen
- Halten Sie den Postfachzugang bereit: ein Gmail-Konto, einen IMAP-Host mit Benutzername und Passwort oder Tenant-ID, Client-ID und Client-Secret für MS365.
- Für Google Drive braucht die Firma ein eingerichtetes Speicherkonto.
Neue Aufgabe Schritt für Schritt
- Öffnen Sie System → E-Mail-Aufgaben und klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche +.
- Füllen Sie Name und Code aus und setzen Sie Status auf aktiv.
- Wählen Sie im Block Mail-Quelle die Quelle und füllen Sie deren Felder aus (Gmail: Gmail-Konto, Postfachordner (Gmail-Label); IMAP: IMAP-Host, Port, Verschlüsselung, IMAP-Benutzername, IMAP-Passwort, Überwachter Ordner; MS365: Tenant-ID, Client-ID, Client-Secret, Postfach (Benutzer)). Ordner laden listet die Postfachordner.
- Geben Sie Ordner für Verarbeitetes und bei Bedarf Fehlerordner an.
- Sie können die E-Mails eingrenzen: Absenderfilter (from), Empfängerfilter (to), Betrefffilter, Anhangsmuster (Regex); bei komprimierten Anhängen Archivpasswort.
- Wählen Sie den Handler (Verarbeitungsadapter).
- Wählen Sie Mandant, Zielspeicher (Google Drive oder Lokaler Speicher), Speicherkonto und Zielordner. Einen neuen Ordner legen Sie mit Neuer Ordner und Ordner anlegen an.
- Legen Sie im Block Zeitplan Wiederholung, Start um (Stunde : Minute) und bei Minutenwiederholung Intervall (Minuten) fest.
- Klicken Sie auf Speichern. Das System legt den Zeitplan in der Zeitplanerliste selbst an oder aktualisiert ihn.
- Zum Ausprobieren klicken Sie auf das Symbol Jetzt ausführen der Zeile; das Ergebnis erscheint unter Letzte Läufe.
Regeln und Meldungen
- Der Code hat 2–32 Zeichen (Kleinbuchstaben, Ziffern, Unterstrich, Bindestrich) und muss eindeutig sein: „Warnung: Dieser Code wird bereits von einer anderen E-Mail-Aufgabe verwendet!“
- Der Ordner für Verarbeitetes ist Pflicht, denn er schützt vor doppelter Verarbeitung.
- IMAP-Passwort und MS365-Client-Secret sind nur bei einer neuen Aufgabe Pflicht; später leer gelassen, bleibt das alte.
- Bei Minutenplanung liegt das Intervall zwischen 5 und 1440 Minuten; wöchentlich wird ein Wochentag, monatlich Tag 1–28 gewählt.
- Eine inaktive Aufgabe kann nicht laufen: „Warnung: Die Aufgabe ist inaktiv — aktivieren Sie sie vor der Ausführung!“
- Passt ein manueller Lauf nicht in wenige Sekunden, läuft der Rest automatisch im Hintergrund weiter.
Bei inaktiver Aufgabe, ohne Zielfirma oder mit falschem Intervall wird der Zeitplan abgeschaltet. Beim Löschen einer Aufgabe wird auch ihr Zeitplan gelöscht.
Beispiel
Die Muster GmbH erhält Lieferantenrechnungen auf das Label „Rechnungen“ eines gemeinsamen Postfachs. Sie legt eine Aufgabe mit Gmail als Quelle, dem Ordner „Rechnungen“, „Verarbeitet“ als Ordner für Verarbeitetes, dem Drive-Ordner der Muster GmbH als Ziel und stündlichem Zeitplan an. Nach dem ersten Jetzt ausführen zeigt Letzte Läufe 4 passende und 4 verarbeitete Anhänge.