E-Mail-Quellen einrichten
Wie Sie festlegen, welches Postfach und welcher Posteingangsordner zu welchem Mandanten gehören, damit das System die Nachrichten von dort einliest.
Eine E-Mail-Quelle sagt dem System, aus welchem Ordner welches Postfachs es liest und in die Dokumentenzentrale welches Mandanten die Anhänge kommen. Ohne Quelle wird nichts eingelesen.
Bevor Sie beginnen
Das Postfach muss als API-Konto mit dem System verbunden sein; nur solche erscheinen unter Postfach (API-Konto). Derzeit ist Gmail der einzige unterstützte Anbieter.
Neue Quelle anlegen
- Öffnen Sie E-Mail → E-Mail-Quellen.
- Klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche + (E-Mail-Quelle hinzufügen).
- Füllen Sie Name aus und wählen Sie Mandantengruppe und danach Mandant. Wählbar sind nur Firmen, für die Sie eine Inhaltsberechtigung haben.
- Wählen Sie E-Mail-Anbieter und Postfach (API-Konto) und geben Sie den Posteingangsordner ein.
- Stellen Sie bei Bedarf Unterordner für verarbeitete, Unterordner für fehlgeschlagene, Ordner-Label nach Erfolg entfernen, Rohnachricht speichern (.eml) und Nachrichten pro Lauf ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Regeln und Meldungen
- Name, Posteingangsordner, Anbieter und Postfach sind Pflicht. Ohne Postfach: „Wählen Sie das Postfach (API-Konto) aus!“
- Für ein Paar aus Postfach und Ordner gibt es nur eine aktive Quelle: „Für dieses Postfach gibt es bereits eine Quelle für denselben Posteingangsordner!“
- Eine Quelle ohne Mandant lässt sich speichern, Sie erhalten aber eine Warnung: Die Anhänge sind dann keinem Mandanten zugeordnet.
- Das grüne Häkchen in der Zeile aktiviert, das gelbe Sperrsymbol deaktiviert die Quelle. Aus einer inaktiven Quelle wird nichts eingelesen.
- Löschen: Eine Quelle ohne eingelesene Nachricht wird endgültig gelöscht. Hat sie bereits Nachrichten, ist das endgültige Löschen nicht möglich („Kann nicht endgültig gelöscht werden: 12 Nachricht(en) verweisen bereits auf diese Quelle. Deaktivieren Sie sie stattdessen.“); je nach Berechtigung landet sie nur im Papierkorb.
Beispiel
Rechnungen der Muster GmbH kommen im Ordner „Rechnungen“ eines gemeinsamen Postfachs an. Sie legen die Quelle „Muster Rechnungen“ an, wählen die Muster GmbH als Mandanten und „Rechnungen“ als Posteingangsordner. Ab dem nächsten Lauf erscheinen die Anhänge dieser Nachrichten in der Dokumentenzentrale der Muster GmbH.