E-Mail-Filterregeln
Mit Regeln legen Sie vorab fest, welche eingehenden Nachrichten übersprungen, zurückgestellt oder automatisch einer Rechnung, Aufgabe oder einem Partner zugeordnet werden.
Eine Filterregel entscheidet beim Einlesen über eine Nachricht oder einen Anhang: draußen lassen, zurückgestellt übernehmen oder direkt einer Rechnung, Aufgabe oder einem Partner zuordnen. Wiederkehrende Nachrichten brauchen so keine Handarbeit.
Regel anlegen
- Öffnen Sie E-Mail → E-Mail-Filter (Seitentitel: E-Mail-Filterregeln).
- Klicken Sie oben rechts auf +.
- Geben Sie den Name ein und wählen Sie den Umfang: ganze Nachricht (email) oder Anhang (attachment).
- Wählen Sie die Aktion (siehe Tabelle).
- Geben Sie mindestens eine Bedingung an: Exakte Absenderadresse, Gesamte Domain, Betreff-LIKE-Muster, PDF-Text-LIKE-Muster, Dateiname LIKE (Anhang), MIME-Typ (Anhang) oder Max. Größe (Bytes).
- Bei einer Verknüpfungsaktion füllen Sie Ziel-ID (fest) oder Betreff-ID-Regex (dynamisch) aus, bei der PDF-basierten Rechnungssuche Regex für Rechnungsnr.
- Stellen Sie Priorität und Status ein und klicken Sie auf Speichern.
Eine Regel lässt sich auch aus einer Nachricht erstellen: in der Liste E-Mails mit Neue Regel.
Aktionen
| Aktion | Was mit einer passenden Nachricht geschieht |
|---|---|
| skip | sie wird gar nicht übernommen (auch aus Gmail entfernt) |
| ignore | sie wird mit dem Status „ignoriert“ übernommen |
| Zuordnung zu Rechnung, Aufgabe, Partner | sie wird automatisch dem angegebenen Ziel zugeordnet, Status „verarbeitet“ |
| Rechnung anhand des PDF-Texts | das Muster liest die Rechnungsnummer aus dem PDF; bei genau einem Treffer entsteht die Verknüpfung |
Meldungen
- Ohne Bedingung: „Mindestens eine Übereinstimmungsbedingung ist erforderlich.“
- Leerer Name: „Der Name darf nicht leer sein.“
- Eine Verknüpfungsaktion ohne Ziel lässt sich nicht speichern: Ziel-ID oder Betreffmuster ist nötig.
Beispiel
Newsletter der Beispiel AG werden nicht benötigt. Sie legen eine Regel an: Umfang email, Aktion ignore, Gesamte Domain „beispiel.de“. Diese Nachrichten werden künftig übernommen, erscheinen aber nicht unter den neuen Nachrichten.