Eingehende E-Mails bearbeiten
Wie Sie die aus dem Postfach eingelesenen E-Mails prüfen, einer Rechnung, Aufgabe oder einem Partner zuordnen, Aufgaben daraus erstellen und KI-Vorschläge behandeln.
Die Liste E-Mails zeigt die Nachrichten, die das System aus dem Postfach eingelesen hat. Hier entscheiden Sie, was mit jeder Nachricht geschieht: Zuordnung zu einer Rechnung, einer Aufgabe oder einem Partner, eine neue Aufgabe daraus oder Ignorieren. Anhänge werden in der Dokumentenzentrale abgelegt.
Bevor Sie beginnen
- Unter E-Mail → E-Mail-Quellen muss mindestens eine aktive Quelle eingerichtet sein (welches Postfach, welcher Ordner, welcher Mandant). Siehe E-Mail-Quellen einrichten.
- Zum Öffnen der Liste brauchen Sie die Zugriffsberechtigung, für ändernde Aktionen (Zuordnen, Löschen, Statuswechsel) die Änderungsberechtigung für den Menüpunkt E-Mail.
Eine Nachricht Schritt für Schritt bearbeiten
- Öffnen Sie E-Mail → E-Mail. Standardmäßig erscheinen nur Nachrichten mit dem Status Neu, also die noch offenen. Für alle Nachrichten wählen Sie im Filter Status den Wert „Alle“.
- Grenzen Sie die Liste mit Absender, Empfänger, Betreff, Pipeline, Importiert von und Importiert bis ein und klicken Sie auf Filter.
- Mit Offen in der Zeile sehen Sie Inhalt, Anhänge und KI-Vorschlag. Herunterladen (.eml) lädt die Originalnachricht herunter.
- Gehört die Nachricht zu einer Rechnung, Aufgabe oder einem Partner, klicken Sie auf Zuordnen, wählen den Zieltyp, suchen das Ziel im Feld Suchen, ergänzen bei Bedarf einen Hinweis und klicken auf Zuordnung speichern. Die Nachricht erhält den Status Verarbeitet.
- Ergibt sich aus der Nachricht eine Aufgabe, klicken Sie auf Neue Aufgabe aus dieser E-Mail, füllen Aufgabentitel, Beschreibung, Frist und Mandant aus und speichern. Die Aufgabe entsteht zusammen mit Nachricht und Anhängen.
- Ist nichts zu tun, klicken Sie auf die Statusmarkierung: Sie wechselt zwischen Neu und Ignoriert.
- Sollen solche Nachrichten künftig automatisch behandelt werden, klicken Sie auf Neue Regel und speichern die Regel (siehe E-Mail-Filterregeln).
KI-Vorschläge genehmigen
Ist die KI-Klassifizierung eingeschaltet, schlägt das System für jede neue Nachricht eine Aktion vor (überspringen, ignorieren oder verknüpfen) und zeigt die Konfidenz. Vorschläge über der Schwelle werden automatisch ausgeführt, die übrigen erhalten den Status Wartet auf Genehmigung.
- Genehmigen (Verknüpfung erstellen): Die vorgeschlagene Verknüpfung entsteht, die Nachricht ist verarbeitet.
- Ablehnen: Der Vorschlag wird verworfen. Bei einem automatisch übernommenen Vorschlag entfernt Ablehnen und zurücksetzen auch die automatischen Verknüpfungen und setzt die Nachricht auf Neu zurück.
Zustände der Pipeline
| Zustand | Bedeutung |
|---|---|
| Importiert | die Nachricht ist eingelesen und wird noch geprüft |
| Wartet auf KI, Für KI eingereiht | die Nachricht wartet auf die KI-Klassifizierung |
| Wartet auf Genehmigung | ein Vorschlag oder eine Aufgabenanweisung wartet auf Ihre Entscheidung |
| Verarbeitet | die Nachricht ist zugeordnet oder die Aufgabe erledigt |
| Ignoriert, Übersprungen | es ist nichts zu tun |
| KI-Wiederholung, Fehler | die KI-Klassifizierung ist fehlgeschlagen; nach drei Versuchen wird der Zustand Fehler |
Eine Nachricht, die auf Genehmigung wartet, können Sie von Hand auf Verarbeitet, Ignoriert oder Übersprungen setzen; ein abgeschlossener Zustand lässt sich nicht weiter ändern. Bei einem unzulässigen Übergang erscheint: „Der gewählte Pipeline-Übergang ist manuell nicht zulässig.“
Beispiel
Die Muster GmbH schickt eine Rechnung als PDF-Anhang per E-Mail. Das System liest sie nachts ein, das PDF landet in der Dokumentenzentrale, die Nachricht ist Neu. Anna Kovács öffnet sie, wählt im Fenster Zuordnen als Zieltyp die Rechnung, sucht die Rechnung und speichert. Die Nachricht ist nun Verarbeitet, und bei der Rechnung erscheinen Nachricht und Anhang.