E-mail feladatok: mellékletek automatikus feldolgozása
Hogyan állítson be egy feladatot, amely egy postafiók mappájából rendszeresen begyűjti a leveleket, feldolgozza a mellékleteket, és a kiválasztott cég tárhelyére menti őket.
Egy e-mail feladat egy postafiók megadott mappáját figyeli, a beérkezett levelek mellékleteit a választott feldolgozóval kezeli (például csak eltárolja, vagy számlához kapcsolja), majd a cég Drive-mappájába vagy a helyi tárhelyre menti. A feldolgozott levelet áthelyezi a feldolgozott mappába, így semmi sem kerül be kétszer.
Mielőtt hozzákezd
- Legyen meg a postafiók belépése: Gmail-fiók, IMAP-kiszolgáló felhasználónévvel és jelszóval, vagy MS365 bérlő-, alkalmazás-azonosító és titkos kulcs.
- Google Drive tárhelyhez a cégnek legyen beállított tárhely-fiókja.
Új feladat lépésről lépésre
- Nyissa meg a Rendszer → E-mail feladatok menüt, és kattintson a jobb felső kék + gombra.
- Adja meg a Megnevezés és a Kód mezőt, és állítsa a Státusz értékét aktívra.
- A Levélforrás blokkban válassza ki a Forrás értékét, majd töltse ki a forráshoz tartozó mezőket (Gmail: Gmail-fiók, Postafiók-mappa (Gmail-címke); IMAP: IMAP-kiszolgáló, Port, Titkosítás, IMAP felhasználónév, IMAP jelszó, Figyelt mappa; MS365: Bérlő (tenant) azonosító, Alkalmazás (client) azonosító, Alkalmazás titkos kulcsa, Postafiók (felhasználó)). A Mappák betöltése gombbal listázhatja a postafiók mappáit.
- Adja meg a Feldolgozott mappa és szükség szerint a Hibamappa értékét.
- Szűkítheti a leveleket: Feladó szűrő (from), Címzett szűrő (to), Tárgy szűrő, Melléklet minta (regex); tömörített mellékletnél adja meg az Archívum jelszava mezőt.
- Válassza ki a Feldolgozó (feldolgozási adapter) értékét.
- Válassza ki az Ügyfél cég, a Céltárhely (Google Drive vagy Helyi tárhely), a Tárhely-fiók és a Célmappa értékét. Új mappát az Új mappa mezővel és a Mappa létrehozása gombbal hozhat létre.
- Az Ütemezés blokkban adja meg az Ismétlés, a Kezdés (óra : perc) és percenkénti ismétlésnél az Időköz (perc) értékét.
- Kattintson a Mentés gombra. A rendszer az ütemezést magától létrehozza vagy frissíti az ütemező listájában.
- Kipróbáláshoz kattintson a sor Futtatás most ikonjára; az eredmény a Legutóbbi futások részben látszik.
Szabályok és üzenetek
- A kód 2–32 karakter (kisbetű, szám, aláhúzás, kötőjel), és egyedi kell legyen: „Figyelem: Ezt a kódot már egy másik e-mail feladat használja!”
- A feldolgozott mappa kötelező, mert ez a kettős feldolgozás elleni védelem.
- Az IMAP-jelszót és az MS365 titkos kulcsot csak új feladatnál kötelező megadni; később üresen hagyva a régi marad.
- Percenkénti ütemezésnél az időköz 5 és 1440 perc között lehet; heti ütemezésnél a hét napja, havinál a hónap 1–28. napja választható.
- Inaktív feladat nem futtatható: „Figyelem: A feladat inaktív — futtatás előtt aktiválja!”
- Ha egy kézi futás nem fér bele néhány másodpercbe, a maradék automatikusan a háttérben folytatódik.
Inaktív feladatnál, célcég nélkül vagy hibás időköznél az ütemezés kikapcsol. Törléskor a feladat ütemezése is törlődik.
Példa
A Minta Kft. a szolgáltatói számlákat egy közös postafiók „Számlák” címkéjére kapja. Új feladatot vesznek fel Gmail forrással, a „Számlák” mappával, „Feldolgozva” feldolgozott mappával, a Minta Kft. Drive-mappájával céltárhelyként, óránkénti ütemezéssel. Az első Futtatás most után a Legutóbbi futások szerint 4 melléklet egyezett és 4 került feldolgozásra.