Digitale Vertragsannahme

Wie Sie ein mit dem Vertrag verknüpftes PDF den Personen der Parteien zur elektronischen Annahme senden, wie der Unterzeichner über den persönlichen Link unterschreibt und wo der Signaturnachweis liegt.

Ein mit dem Vertrag verknüpftes PDF können Sie den Personen der Parteien zur elektronischen Annahme senden. Der Unterzeichner erhält per E-Mail einen persönlichen Link, liest das Dokument und nimmt es per Kontrollkästchen an; das System legt für jede Unterschrift einen Nachweis in der Dokumentenzentrale ab.

Bevor Sie beginnen

  • Das PDF muss erzeugt und mit dem Vertrag verknüpft sein — siehe Dokumenttext und PDF.
  • Die Unterzeichner müssen bei den Personen der Parteien mit E-Mail-Adresse erfasst sein — siehe Parteien und Personen.

Zur Unterschrift senden

  1. Öffnen Sie den Vertrag und scrollen Sie zur Karte Digitale Unterschrift, oder wählen Sie in der Liste im Menü Weitere Aktionen der Zeile Zur Unterschrift senden.
  2. Wählen Sie unter Zu unterzeichnendes Dokument (mit dem Vertrag verknüpftes PDF) das Dokument.
  3. Markieren Sie unter Unterzeichner die Personen; ein zweiseitiges Dokument braucht für jede Partei einen Unterzeichner, ein einseitiges nur für die erklärende Partei.
  4. Wählen Sie je Unterzeichner die Methode: Annahme per Klick (persönlicher Link) oder Link + Einmalcode per E-Mail.
  5. Stellen Sie Link gültig (Tage) (1–90, Standard 14) und Sprache der Seite und der E-Mails ein.
  6. Klicken Sie auf Zur Unterschrift senden.

Was der Unterzeichner sieht

  1. In der E-Mail klickt er auf Dokument lesen und unterzeichnen.
  2. Die Seite zeigt das PDF und eine Erklärung mit seinem Namen, der Vertragsnummer und dem Dokument.
  3. Bei der E-Mail-Code-Methode fordert er mit Code senden einen Code an und gibt ihn unter Einmalcode ein.
  4. Er kreuzt „Ich habe das Dokument und die obige Erklärung gelesen und nehme sie an.“ an und klickt auf Annehmen und unterzeichnen. Zum Ablehnen dient Ablehnen mit optionaler Begründung.

Status und Nachweis

Die Karte Digitale Unterschrift zeigt den Status je Unterzeichner. Die Vertragsliste zeigt die Zusammenfassung: „Wartet auf Unterschrift“, „Teilweise unterzeichnet“, „Elektronisch unterzeichnet“ oder „Unterschrift abgelehnt“. Erneut senden (neuer Link) verschickt einen neuen Link (der alte wird ungültig), Anfrage zurückziehen widerruft die Anfrage, Nachweis der elektronischen Annahme öffnet den Nachweis. Haben alle Unterzeichner des Hauptvertrags unterschrieben und ist Datum der Unterzeichnung leer, füllt das System es mit dem Tag der letzten Unterschrift.

Die SMS-Code-Methode und die qualifizierte Signatur (DÁP) sind derzeit nicht verfügbar. Arbeitsverträge und Vertragsarten, für die eine qualifizierte Signatur eingestellt ist, können daher zurzeit nicht zur digitalen Unterschrift gesendet werden. Ändert sich das PDF nach dem Versand, verweigert die Signaturseite die Unterschrift.

Beispiel

Sie senden das PDF des Vertrags SZ-2026-0012 per Klick-Methode an den Geschäftsführer der Muster GmbH und die Vertreterin des Maklers, mit einem 14-Tage-Link. Anna Kovács unterschreibt am 05.11.2026: die Karte zeigt „Teilweise unterzeichnet“. Péter Szabó unterschreibt am Folgetag: Der Vertrag ist „Elektronisch unterzeichnet“, das Unterzeichnungsdatum wird 06.11.2026, die Nachweise liegen in der Dokumentenzentrale.

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