Parteien und Personen im Vertrag
So ordnen Sie jeder Vertragspartei die Personen ihres Unternehmens mit Rolle, Ansprechpartner-Kennzeichen sowie der in diesem Vertrag verwendeten Telefonnummer und E-Mail-Adresse zu.
Für jede Vertragspartei lassen sich die Personen ihres Unternehmens erfassen: wer unterschreibt, wer Ansprechpartner ist und unter welcher Telefonnummer und E-Mail-Adresse sie in dieser Angelegenheit erreichbar sind. Diese Angaben erscheinen im Vertragsdokument und in den Benachrichtigungs-E-Mails.
Bevor Sie beginnen
- Die Person muss unter Stammdaten → Personen angelegt und ihrem Unternehmen zugeordnet sein.
- Unterschreibt die Person den Vertrag, muss ihre Zeichnungsbefugnis beim Unternehmen angehakt sein (Partner → der Partner → Personen des Partners → Unterschrift).
- Wählen Sie zuerst das Unternehmen. Ohne Unternehmen zeigt der Block Personen: „Wählen Sie zuerst das Unternehmen — danach können hier seine Personen hinzugefügt werden.“
Person hinzufügen – Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Verträge → Verträge und klicken Sie in der Zeile des Vertrags auf das blaue Stiftsymbol (Bearbeiten). Für einen neuen Vertrag nutzen Sie die blaue +-Schaltfläche oben rechts.
- Suchen Sie auf der Karte Mandant oder Vertragsparteien den Block Personen der Partei und klicken Sie auf Person hinzufügen.
- Geben Sie den Anfang des Namens in Person suchen… ein. Mit den Pfeiltasten nach oben und unten blättern Sie durch die Treffer, Enter übernimmt die Auswahl. Angezeigt werden nur Personen, die dem Unternehmen der Partei zugeordnet sind.
- Wählen Sie die Rolle im Vertrag, zum Beispiel „Zeichnungsberechtigter Vertreter (Geschäftsführer)“.
- Ist die Person Ansprechpartner für den Vorgang, aktivieren Sie Ansprechpartner.
- Telefon in diesem Vertrag und E-Mail in diesem Vertrag sind mit den Kontaktdaten vorbelegt, die bei der Person für dieses Unternehmen markiert sind. Wird in diesem Vorgang eine andere verwendet, wählen Sie sie aus der Liste.
- Klicken Sie oben rechts auf Speichern. Das Formular bleibt geöffnet, die Meldung erscheint oben.
Welche Rollen sind wählbar?
Die wählbaren Rollen hängen vom Vertragstyp ab. Bei jedem Typ stehen Zeichnungsberechtigter Vertreter (Geschäftsführer) und Bevollmächtigter zur Verfügung; beide erscheinen im Dokument als Unterzeichner.
| Vertrag | Weitere Rollen |
|---|---|
| Immobilienvermittlung | Ansprechpartner – einer je Partei, und er wird erwartet |
| Bauüberwachung | Ansprechpartner, Technischer Ansprechpartner, Bauüberwacher |
| Werkvertrag | Ansprechpartner, Technischer Ansprechpartner, Bauüberwacher, Verantwortlicher Bauleiter (höchstens einer je Partei) |
| Alle anderen Verträge | Ansprechpartner, beliebig viele |
Datenraumzugang aus dem Vertrag
Bei einem Immobilienvermittlungsvertrag kann auf der Seite des Beauftragten in der Zeile einer Person Datenraum-Zugang aktiviert werden. Die markierte Person erhält für die Laufzeit des Vertrags einen Datenraum-Benutzer und per E-Mail einen Aktivierungslink, mit dem sie ihr eigenes Passwort festlegt. Auf der Seite des Auftraggebers gewährt das Kennzeichen keinen Zugang. Einzelheiten: das Datenraum-Kapitel der Systembeschreibung.
Beispiel
Die Muster Immobilien GmbH und die Beispiel Investor AG schließen einen Immobilienvermittlungsvertrag. In der Zeile der Muster Immobilien GmbH ist Anna Kovács „Zeichnungsberechtigter Vertreter (Geschäftsführer)“ und Péter Szabó „Ansprechpartner“; für ihn wird statt der Büronummer die Mobilnummer gewählt. Bei Péter Szabó wird außerdem Datenraum-Zugang aktiviert. Nach dem Speichern erhält Péter Szabó die Aktivierungs-E-Mail für den Datenraum, und im Vertragsdokument steht seine Mobilnummer.