E-Mail senden
Wie Sie eine E-Mail aus einer Vorlage oder frei mit Empfängern, Gruppen und Anhängen sofort, eingereiht oder geplant senden und einen Papierbrief erfassen.
Das Fenster E-Mail senden ist die einzige Versandoberfläche des Systems. Sie öffnen es über das Menü für eine freie E-Mail oder aus einer Modulzeile (etwa einem Auszug); dann ist die E-Mail an diesen Datensatz gebunden, und es werden die Vorlagen des Moduls angeboten.
Bevor Sie beginnen
- Der Mandant braucht einen aktiven Versandkanal (Versandkanäle). Ohne Kanal: „Warnung: Für diesen Mandanten gibt es keinen Versandkanal, daher kann keine E-Mail gesendet werden.“
- Eine freie E-Mail erfordert die Berechtigung E-Mail senden; eine aus einer Modulzeile gestartete E-Mail die eigene Versandberechtigung des Moduls.
E-Mail Schritt für Schritt senden
- Öffnen Sie E-Mail → E-Mail senden oder die Versandaktion in einer Modulzeile.
- Wählen Sie den Mandant; er bestimmt den Versandkanal und den Speicherort der Anhänge.
- Wählen Sie eine Vorlage. Eine freie E-Mail bietet nur modulunabhängige Vorlagen, aus einem Modul nur dessen Vorlagen, weil nur das Modul ihre Variablen füllen kann.
- Suchen Sie unter Empfänger hinzufügen einen Benutzer, eine Person oder eine Firma, oder geben Sie eine E-Mail-Adresse ein; unter Gruppen wählen Sie auch Gruppen.
- Prüfen oder ändern Sie Betreff, HTML-Text und Nur-Text-Inhalt.
- Wählen Sie den E-Mail-Typ: Transaktional (kann nicht abbestellt werden) oder Newsletter (berücksichtigt die Abmeldeliste).
- Hängen Sie über Aus dem Dokumentenzentrum anhängen ein Dokument an oder laden Sie mit Neue Datei hochladen und Hochladen ein neues hoch. Hochgeladene Dateien landen in der Dokumentenzentrale des Mandanten.
- Wählen Sie den Versandmodus: In der Warteschlange (Standard, stornierbar) oder Jetzt senden. Für einen späteren Zeitpunkt nutzen Sie Versand planen und Senden am.
- Klicken Sie auf Senden.
Zustellung auf Papier
Wählen Sie unter Zustellung den Papierweg, ist kein Empfänger nötig. Speichern erfasst den Brief und erzeugt die Dokumente, versendet aber nichts per E-Mail.
Regeln und Meldungen
- Betreff und Text sind Pflicht.
- Bei ungültigen Adressen listet das System die fehlerhaften Adressen auf.
- Ein Zeitpunkt in der Vergangenheit wird abgelehnt.
- Jetzt senden erfordert eine eigene Berechtigung; ohne sie wird die E-Mail still eingereiht.
- Eingereihte und geplante E-Mails lassen sich bis zum Versandbeginn unter E-Mail → Gesendete E-Mails stornieren (Gesendete E-Mails).
- Bei einer zu großen Datei geht die ganze Anfrage verloren; laden Sie sie in die Dokumentenzentrale hoch und hängen Sie sie von dort an.
Beispiel
Anna Kovács sendet der Muster GmbH eine Mitteilung. Sie wählt die Muster GmbH als Mandanten, die Vorlage „Mitteilung“, Péter Szabó als Empfänger, hängt den Vertrag aus der Dokumentenzentrale an, wählt Transaktional und In der Warteschlange und klickt auf Senden. Die Meldung lautet: „Eingereiht: 1 Empfänger.“ Die E-Mail geht innerhalb weniger Minuten hinaus und bleibt bis dahin stornierbar.