Automatischer Hinweis vor Vertragsablauf
Wie Sie einstellen, dass das System die andere Partei eine bestimmte Anzahl Tage vor dem automatischen Vertragsende per E-Mail informiert, und wo Sie das Ergebnis sehen.
Endet der Vertrag mit Ablauf automatisch, kann das System die andere Partei vorher per E-Mail informieren. Die E-Mail geht im Namen der Kundenfirma mit Verweis auf die maßgebliche Vertragsklausel hinaus, und zwar nur einmal.
Einrichtung Schritt für Schritt
- Öffnen Sie den Vertrag unter Verträge → Verträge mit dem blauen Stift-Symbol.
- Schalten Sie im Laufzeitblock Automatische Beendigung ein.
- Geben Sie unter Hinweis vor Ablauf (Tage) an, wie viele Tage vorher die E-Mail gehen soll (Standard 15; 0 = am Ablauftag).
- Geben Sie unter Vertragsklausel zur automatischen Beendigung die maßgebliche Klausel ein.
- Prüfen Sie, dass die Personen der anderen Partei eine E-Mail-Adresse haben, und speichern Sie den Vertrag.
Was geschieht
Das System prüft die Verträge jeden Morgen. Am eingestellten Tag sendet es aus der Vorlage des Ablaufhinweises eine E-Mail an die Personen der anderen Partei: bei Kundenverträgen an die Käuferseite, bei Lieferantenverträgen an die Lieferantenseite. Das Versanddatum wird am Vertrag festgehalten.
Beispiel
Vertrag SZ-2026-0012 läuft am 31.05.2027 ab, eingestellt sind 15 Tage. Am Morgen des 16.05.2027 informiert das System die Kontaktperson des Maklers per E-Mail, dass der Vertrag gemäß Ziffer 9.1 am 31.05.2027 endet.