Zahlungsaufträge: Rechnungen per Überweisungsdatei bezahlen
So merken Sie Lieferantenrechnungen und sonstige Überweisungen zur Zahlung vor, erzeugen daraus je Mandant eine Überweisungsdatei und erstatten einem Dritten eine von ihm bezahlte Rechnung.
Das Menü Zahlungsaufträge ist ein Sammelkorb: Hier landen zu zahlende Lieferantenrechnungen und Überweisungen ohne Rechnungsbezug (Lohn, Steuer, Sonstiges). Aus den markierten Posten erzeugt das System je Mandant eine Überweisungsdatei, legt sie in der Dokumentenzentrale ab, und der Bankimport erkennt später die Belastung.
Bevor Sie beginnen
- Der Mandant braucht ein aktives, belastbares Bankkonto, der Lieferant ein Standardkonto in der Rechnungswährung (Stammdaten → Bankkonten).
- Im Formular des Mandanten muss eine Speicherregel eingestellt sein (Block Objektspeicherung); ohne sie entsteht keine Datei.
Bezahlen Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Finanzen → Rechnungen, öffnen Sie am rechten Ende der Rechnungszeile das Menü ⋮ (Weitere Aktionen) und wählen Sie Zur Zahlung vormerken (Zahlungsauftrag).
- Für eine Überweisung ohne Rechnung klicken Sie unter Bank → Zahlungsaufträge auf Posten ohne Rechnung hinzufügen, geben den Titel (Lohn, Steuer oder Sonstiges), Betrag, Zielkonto und Verwendungszweck an und speichern.
- Klappen Sie in der Liste Bank → Zahlungsaufträge bei Bedarf die Zeile eines Postens auf, korrigieren Sie Betrag, Valutadatum, Zielkonto oder Verwendungszweck und klicken Sie auf Speichern der Zeile.
- Markieren Sie die zu zahlenden Posten. Das Valutadatum lässt sich für alle auf einmal setzen: Valutadatum = Fälligkeitsdatum oder Valutadatum = heute.
- Mit dem Schalter Überweisungen an denselben Partner legen Sie fest, ob mehrere Rechnungen eines Partners Zu einer Überweisung zusammengefasst oder als Eine Überweisung je Rechnung gehen. Die Einstellung bleibt je Mandant erhalten.
- Klicken Sie auf Überweisungsdateien erzeugen (bei Forint-Überweisungen alternativ auf Electra-Datei (.HUF)). Die Datei wird in der Dokumentenzentrale abgelegt; laden Sie sie in die Netbank hoch.
Erstattung an einen Dritten
Hat ein Mitarbeiter oder ein anderer Dritter die Lieferantenrechnung bezahlt (bar oder mit Karte), steht ihm das Geld zu.
- Wählen Sie unter Finanzen → Rechnungen im Menü ⋮ der Rechnung Einem Dritten erstatten.
- Füllen Sie Erstatten an (die Person oder Firma, die bezahlt hat) und Grund aus (z. B.: vom Mitarbeiter mit der Firmenkarte bezahlt).
- Klicken Sie auf Zum Zahlungsauftrag hinzufügen. Der Betrag ist standardmäßig der Bruttobetrag der Rechnung und kann geändert werden.
Was das System nicht zulässt
| Situation | Meldung |
|---|---|
| Die Rechnung ist bereits ausgeglichen | das System meldet, dass nichts zu überweisen ist |
| Die Rechnung ist bereits im Auftrag | „Warnung: Diese Rechnung ist bereits im Zahlungsauftrag - öffnen Sie das Menü Zahlungsaufträge, um sie zu bearbeiten!“ |
| Kundenrechnung | eine Kundenrechnung kann nicht überwiesen werden; nur eine überzahlte Kundenrechnung lässt sich erstatten |
| Zahlungsart bar oder Karte | die Rechnung ist nicht überweisbar und wird in der Kasse ausgeglichen; in der Liste steht „Nicht überweisbar“ |
| kein Zielkonto | das System warnt mit dem Namen des Partners; Zeile aufklappen und ausfüllen |
| kein belastbares Konto | „Warnung: Der Mandant hat kein aktives Bankkonto für die Belastung!“ |
Beispiel
Die Muster GmbH hat von der Beispiel AG zwei Rechnungen (120.000 HUF und 80.000 HUF) und eine Gutschrift über 30.000 HUF erhalten. Sie merkt alle drei zur Zahlung vor, Einstellung „Zu einer Überweisung zusammengefasst“. In der erzeugten Datei erhält die Beispiel AG eine einzige Überweisung über 170.000 HUF; die Datei liegt in der Dokumentenzentrale der Muster GmbH, und sobald die Belastung auf dem Kontoauszug erscheint, gleicht der Bankimport sie ab.