Bankimport-Regeln einrichten
So bringen Sie dem System bei, aus Kontoauszugszeilen ohne Rechnungsbezug (Bankgebühren, Steuern, Barabhebungen) automatisch den passenden Beleg zu erzeugen.
Bankimport-Regeln legen fest, was mit einer Kontoauszugszeile geschehen soll, die zu keiner Rechnung passt, zum Beispiel mit der monatlichen Kontoführungsgebühr oder einer Sozialversicherungszahlung. Ist eine Regel eingerichtet, müssen solche Zeilen nicht mehr von Hand bearbeitet werden.
Wo finden Sie die Funktion?
- Bank → Bankimport-Regeln: die Liste der Regeln mit Filter.
- Bank → Bankimport: Im Zeilenmenü einer Auszugszeile öffnet Regel erstellen eine neue, mit den Daten der Zeile vorausgefüllte Regel.
Die Regeln gelten für alle Mandanten; sie gehören nicht zu einer einzelnen Firma.
Neue Regel anlegen
- Öffnen Sie Bank → Bankimport-Regeln und klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche + (Regel hinzufügen). Schneller geht es in der Liste Bank → Bankimport: Öffnen Sie am rechten Zeilenende das Menü ⋮ (Weitere Aktionen) und wählen Sie Regel erstellen.
- Füllen Sie Regelname aus. Bleibt Erzeugter Positionsname (für die Buchung) leer, wird dieser Name auch zum Positionsnamen des Belegs.
- Kreuzen Sie unter 1. Bedingungen — auf welche Auszugszeilen die Regel passt jede Bedingung an, die geprüft werden soll (Diese Bedingung prüfen), und füllen Sie sie aus: Eigenes Konto, Partnerkonto, Richtung, Verwendungszweck enthält, Bank-Buchungscode.
- Legen Sie unter 2. Erzeugte Buchung — was die Regel anlegt fest, wem der Beleg gehört: Lieferant zuweisen oder Kunde zuweisen, und wählen Sie die Positionskategorie (für die Kontierung), zum Beispiel „Bankgebühr“.
- Stellen Sie bei Bedarf Sortierreihenfolge und Status ein und klicken Sie oben rechts auf Speichern.
Die Bedingungen
| Feld | Bedeutung | Hinweis |
|---|---|---|
| Eigenes Konto | das Bankkonto des Mandanten, auf dem die Bewegung stattfand | mit oder ohne Bindestriche eingebbar; das System bringt es in eine einheitliche Form |
| Partnerkonto | die Kontonummer der Gegenseite | wird ebenso vereinheitlicht gespeichert |
| Richtung | Beliebige Richtung, Eingehend (Haben) oder Ausgehend (Soll) | eine Bankgebühr ist immer ausgehend |
| Verwendungszweck enthält | ein fester Textteil des Verwendungszwecks | lassen Sie variable Teile (Datum, laufende Nummer) weg, behalten Sie z. B. nur die Steuernummer |
| Bank-Buchungscode | der eigene Bewegungscode der Bank | steht in der Auszugszeile |
Regeln und Meldungen
- Ohne Namen wird nicht gespeichert: „Warnung: Der Regelname ist erforderlich!“
- Mindestens eine Bedingung muss angekreuzt sein, sonst würde die Regel auf jede Zeile passen. Das System meldet in diesem Fall, dass mindestens eine Bedingung (Konto, Richtung, Verwendungszweck oder Code) erforderlich ist.
- Eine Regel lässt sich nur löschen (rotes Papierkorb-Symbol), wenn keine importierte Auszugszeile auf sie verweist; sonst nennt das System die Anzahl der verweisenden Zeilen. Eine verwendete Regel schalten Sie besser mit dem Ein/Aus-Symbol der Zeile ab.
Beispiel
Die Bank der Muster GmbH belastet jeden Monat die Kontoführungsgebühr mit dem Verwendungszweck „KONTOFUEHRUNG“. Die Regel: Eigenes Konto = das HUF-Konto der Muster GmbH, Richtung = Ausgehend (Soll), Verwendungszweck enthält = „KONTOFUEHRUNG“; Lieferant zuweisen = die Bank, Positionskategorie = Bankgebühr. Beim nächsten Import entsteht der Gebührenbeleg automatisch, und neben der Regel steigt die Zahl der abgeglichenen Zeilen.