Megosztott mappa beállítása az adatszobához
Felhasználók hozzáadása egyéni hozzáférési idővel, áruházak, ügyfélcég, titoktartási követelmény és kapcsolt ingatlan beállítása egy megosztott mappán, majd a belépési meghívó kiküldése.
A megosztott mappa az adatszoba alapegysége: meghatározza, kik látják a mappát, mettől meddig, melyik weboldal (áruház) portálján, és mely ingatlanok adatlapja jelenik meg mellette. Hogy a felhasználó a mappán belül mit tehet (megtekintés, letöltés, feltöltés …), azt nem itt, hanem a felhasználó jogosultságai döntik el.
Mappa beállítása lépésről lépésre
- Nyissa meg a Dokumentum → Mappák menüt. Új mappához kattintson a kék plusz gombra, meglévőnél a sor Név / hierarchia szerkesztése ikonjára.
- A bal hasáb tetején a Státusz kártyán hagyja Aktív állásban.
- Az Ügyfél cég mezőben gépelje a cég nevét, és válassza ki (fel és le nyíl, Enter). Megosztott mappánál ez el is maradhat.
- Adja meg a Megnevezés, szükség esetén a Szülőmappa (virtuális hierarchia) és a Leírás mezőt; a Titoktartási nyilatkozat (NDA) gombcsoportban döntse el, kell-e nyilatkozat.
- Az Áruházak (weboldalak) listában jelölje be, melyik weboldal portálján látszódjon a mappa.
- A jobb hasábban a Felhasználó hozzáadása a mappához keresőben válassza ki a felhasználót, majd a kártyáján töltse ki az Érvényes ettől és a Hozzáférés eddig időpontot. Üresen: azonnal, illetve visszavonásig.
- A Kapcsolt objektumok választóban válassza ki a típust (Ingatlan vagy Termék), gépelje a nevet, kódot vagy címet, és Enterrel adja hozzá. A kiválasztott elem címkeként jelenik meg, a × gombbal eltávolítható.
- Kattintson a Mentés gombra. Új megosztott mappánál: „Siker: A megosztott mappa létrehozva! A megosztási beállítások megnyitása...”, meglévőnél: „Siker: A mappa mentve!”
Belépési levél küldése
A hozzárendeléskor a rendszer nem küld levelet automatikusan. A belépési levelet kézzel küldje ki:
- Nyissa meg a Users → Users listát.
- A felhasználó sorában kattintson a három pont ikonra, és válassza a Bejelentkezési meghívó küldése menüpontot.
- A levél a felhasználó minden jelenleg érvényes mappáját tartalmazza a mappa weboldalának linkjével; aktiválatlan fióknál aktiváló linkkel, amellyel saját jelszót állít be. Siker esetén: „Siker: Bejelentkezési meghívó elküldve ide: …”
Mit tehet a felhasználó a mappában?
A funkciókat a Users → Permissions menüben, az Adatszoba modulnál kell a felhasználónak kiosztani (megtekintés, vízjeles letöltés, megosztás, feltöltés, almappa, átnevezés, kivétel a mappából), mindegyiket saját érvényességgel. Ha a hozzárendelés vagy a jog lejár, a felhasználó semmit nem lát. A letöltés és a megosztás mindig vízjelet tesz a fájlra.
Mire figyeljen?
- Tárhelymappánál az ügyfélcég kötelező: „Figyelem: Az ügyfélcég megadása kötelező (a tartalmi hatókörén belül)!” Ha nincs megadva, a listában sárga „Nincs ügyfélcég” címke jelzi.
- Két megosztott mappának nem lehet azonos neve: „Figyelem: Már létezik ilyen nevű megosztott mappa!”
- Ha egy felhasználót kivesz a mappából és ment, a hozzárendelése törlődik akkor is, ha szerződésből vagy regisztrációból került oda.
- A A mappa portál-linkje mezőből a link kimásolható és megnyitható; a sor menüjében A mappa portál-linkjének másolása ugyanezt adja.
Példa
A Minta Ingatlan Kft. új megosztott mappát kap „Váci út 12 — eladási anyagok” néven, kötelező nyilatkozattal, a Data Room áruházban, a „Váci út 12.” ingatlannal. Tóth Gábor hozzáférése 2026. 11. 01. 08:00-tól 2026. 12. 31. 23:59-ig tart. Mentés után a belépési meghívót a Users listából küldik ki. Gábor csak megtekintés és letöltés jogot kapott, így a fájlokat vízjelesen letöltheti, de feltölteni nem tud.