Freigabeordner für den Datenraum einrichten
Benutzer mit eigenem Zugriffszeitraum hinzufügen, Shops, Kundenfirma, NDA-Pflicht und verknüpfte Immobilie an einem Freigabeordner festlegen und dann die Anmeldeeinladung senden.
Der Freigabeordner ist die Grundeinheit des Datenraums: Er legt fest, wer den Ordner sieht, von wann bis wann, im Portal welcher Website (welches Shops), und welche Immobilien-Datenblätter daneben erscheinen. Was der Benutzer im Ordner tun darf (ansehen, herunterladen, hochladen …), entscheiden nicht diese Einstellungen, sondern seine eigenen Berechtigungen.
Einen Ordner Schritt für Schritt einrichten
- Öffnen Sie Dokument → Ordner. Für einen neuen Ordner klicken Sie auf die blaue Plus-Schaltfläche, für einen bestehenden in seiner Zeile auf Name / Hierarchie bearbeiten.
- Lassen Sie auf der Karte Status oben links Aktiv gewählt.
- Tippen Sie unter Mandant den Firmennamen und wählen Sie ihn (Pfeiltasten, Enter). Bei einem Freigabeordner darf das Feld leer bleiben.
- Geben Sie Name und bei Bedarf Übergeordneter Ordner (virtuelle Hierarchie) und Beschreibung ein; entscheiden Sie in der Gruppe Vertraulichkeitserklärung (NDA), ob eine Erklärung nötig ist.
- Markieren Sie unter Shops (Websites), in welchem Portal der Ordner erscheint.
- Wählen Sie rechts unter Benutzer zu diesem Ordner hinzufügen den Benutzer und füllen Sie auf seiner Karte Gültig ab und Zugriff bis aus. Leer bedeutet sofort bzw. bis zum Widerruf.
- Wählen Sie in der Auswahl Verknüpfte Objekte den Typ (Immobilie oder Produkt), tippen Sie Name, Code oder Adresse und fügen Sie mit Enter hinzu. Das Element erscheint als Chip und lässt sich mit × entfernen.
- Klicken Sie auf Speichern. Bei einem neuen Freigabeordner: „Erfolg: Freigabeordner angelegt! Die Freigabeeinstellungen werden geöffnet...“, bei einem bestehenden: „Erfolg: Ordner gespeichert!“
Die Anmelde-E-Mail senden
Beim Zuweisen eines Benutzers sendet das System keine E-Mail. Senden Sie die Anmelde-E-Mail von Hand:
- Öffnen Sie die Liste Users → Users.
- Klicken Sie in der Zeile des Benutzers auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Anmeldeeinladung senden.
- Die E-Mail enthält alle derzeit gültigen Ordner des Benutzers mit dem Link der jeweiligen Website; bei einem noch nicht aktivierten Konto einen Aktivierungslink zum Festlegen eines eigenen Passworts. Bei Erfolg: „Erfolg: Anmeldeeinladung an … gesendet.“
Was darf der Benutzer im Ordner?
Die Funktionen werden dem Benutzer unter Users → Permissions im Modul Datenraum erteilt (Ansehen, Download mit Wasserzeichen, Teilen, Hochladen, Unterordner, Umbenennen, Entfernen aus dem Ordner), jeweils mit eigener Gültigkeit. Läuft die Zuweisung oder das Recht ab, sieht der Benutzer nichts. Download und Teilen versehen die Datei immer mit einem Wasserzeichen.
Worauf Sie achten sollten
- Ein Speicherordner braucht einen Mandanten: „Warnung: Ein Mandant ist erforderlich (innerhalb Ihres Inhaltsbereichs)!“ Ohne Mandant markiert ihn ein gelbes Etikett „Kein Mandant“ in der Liste.
- Zwei Freigabeordner dürfen nicht gleich heißen: „Warnung: Ein Freigabeordner mit diesem Namen existiert bereits!“
- Entfernen Sie einen Benutzer und speichern, wird seine Zuweisung gelöscht, auch wenn sie aus einem Vertrag oder einer Registrierung stammt.
- Der Link unter Portal-Link zu diesem Ordner lässt sich kopieren und öffnen; Portal-Link dieses Ordners kopieren im Zeilenmenü tut dasselbe.
Beispiel
Die Muster Immobilien GmbH erhält den Freigabeordner „Musterstraße 12 — Verkaufsunterlagen“ mit erforderlicher NDA, im Shop Data Room, verknüpft mit der Immobilie „Musterstraße 12“. Der Zugriff von Gábor Tóth gilt vom 01.11.2026 08:00 bis 31.12.2026 23:59. Nach dem Speichern wird die Einladung aus der Benutzerliste gesendet. Gábor hat nur Ansehen und Download, kann also mit Wasserzeichen herunterladen, aber nicht hochladen.