Levél küldése
Hogyan küldjön levelet sablonból vagy szabadon, címzettekkel, csoportokkal és csatolmánnyal, azonnal, sorba állítva vagy ütemezve, illetve hogyan rögzítsen papír alapú levelet.
A Levél küldése ablak a rendszer egyetlen küldő felülete. Megnyithatja a menüből szabad levélhez, vagy egy modul sorából (például egy kivonatnál), ilyenkor a levél az adott tételhez kötődik, és a modul sablonjai választhatók.
Mielőtt hozzákezd
- Az ügyfélcégnek legyen aktív küldési csatornája (Küldési csatornák). Ha nincs: „Figyelem: ehhez az ügyfélhez nincs küldési csatorna, így nem küldhető levél.”
- Szabad levélhez a Levél küldése jog kell; egy modul sorából indított levélhez annak a modulnak a saját levélküldési joga.
Levél küldése lépésről lépésre
- Nyissa meg a Levelezés → Levél küldése menüt, vagy egy modul sorában a levélküldés műveletet.
- Válassza ki az Ügyfél cég mezőt; ez határozza meg a feladó csatornát és a csatolmányok helyét.
- Válasszon Sablont. Szabad levélnél csak a modultól független sablonok jelennek meg, modulból indítva csak az adott modul sablonjai, mert csak az tudja kitölteni a változóit.
- A Címzett hozzáadása mezőben keressen felhasználót, személyt vagy céget, vagy írjon be e-mail-címet; a Csoportok mezőben csoportot is választhat.
- Ellenőrizze vagy írja át a Tárgy, HTML törzs és Egyszerű szöveges törzs mezőt.
- Válassza ki a Levél típusa értékét: Tranzakciós (nem lehet leiratkozni) vagy Hírlevél (figyelembe veszi a leiratkozási listát).
- Csatoljon dokumentumot a Csatolás a dokumentumközpontból mezővel, vagy töltsön fel újat az Új fájl feltöltése és a Feltöltés gombbal. A feltöltött fájl az ügyfélcég dokumentumtárába kerül.
- Válassza ki a Küldési mód értékét: Sorban áll (alapértelmezés, visszavonható) vagy Küldés most. Későbbi időpontra az Ütemezett küldés gombbal, a Küldés ideje mezőben állíthatja.
- Kattintson a Küldés gombra.
Papír alapú kézbesítés
Ha a Kézbesítés mezőben a papír alapú módot választja, címzett nem kötelező. A Mentés gomb a levelet rögzíti és előállítja a dokumentumokat, de e-mailben nem küld semmit.
Szabályok és üzenetek
- A tárgy és a törzs kötelező: „A tárgy nem lehet üres!”, „Az üzenet törzse nem lehet üres!”
- Érvénytelen címnél a rendszer név szerint felsorolja a hibás címeket.
- Múltbeli ütemezett időpont nem adható meg: „Az ütemezett időpont a múltban van!”
- A Küldés most mód külön jogot igényel; enélkül a levél csendben sorba kerül.
- A sorba állított és az ütemezett levél a küldés megkezdéséig visszavonható a Levelezés → Elküldött levelek listában (Elküldött levelek).
- Túl nagy fájlnál a teljes kérés elveszik; ilyenkor töltse fel a dokumentumtárba, és onnan csatolja.
Példa
Kovács Anna a Minta Kft.-nek küld tájékoztatót. Ügyfélcégnek a Minta Kft.-t, sablonnak a „Tájékoztató” sablont választja, címzettnek Szabó Pétert, csatolja a dokumentumtárból a szerződést, típusnak Tranzakciós levelet, módnak Sorban áll értéket, majd Küldés. Az üzenet: „Sorba állítva: 1 címzett.” A levél néhány percen belül kimegy, addig visszavonható.