Beérkező e-mailek feldolgozása
Hogyan nézze át a postafiókból beolvasott leveleket, hogyan rendelje őket számlához, feladathoz vagy partnerhez, és hogyan kezelje az AI-javaslatokat.
Az E-mailek lista a rendszer által a postafiókból beolvasott leveleket mutatja. Itt dönti el, mi legyen egy levéllel: hozzárendeli egy számlához, feladathoz vagy partnerhez, feladatot készít belőle, vagy figyelmen kívül hagyja. A mellékletek a dokumentumtárba kerülnek.
Mielőtt hozzákezd
- Legyen beállítva legalább egy aktív forrás az E-mail → E-mail-források menüben (melyik postafiók, melyik mappa, melyik ügyfélcég). Lásd: E-mail-források beállítása.
- A lista megnyitásához hozzáférési, a módosító műveletekhez (hozzárendelés, törlés, állapotváltás) módosítási jog kell az E-mail menüponthoz.
Levél feldolgozása lépésről lépésre
- Nyissa meg az E-mail → E-mail menüt. A lista alapból csak az Új állapotú leveleket mutatja, vagyis azokat, amelyekkel még teendő van. Minden levélhez a Státusz szűrőben a „Mind” értéket válassza.
- Szűrjön a Feladó, Címzett, Tárgy, Feldolgozási folyamat, Importálva -tól és Importálva -ig mezőkkel, majd kattintson a Szűrés gombra.
- A levél tartalmát, mellékleteit és az AI-javaslatot a sor Nyitott gombjával nézheti meg. Az eredeti levelet a Letöltés (.eml) gombbal töltheti le.
- Ha a levél egy számlához, feladathoz vagy partnerhez tartozik, kattintson a Hozzárendelés gombra, válassza ki a Céltípus mezőben, mihez köti, a Keresés mezőben keresse meg a célt, írhat Megjegyzést, majd kattintson a Hozzárendelés mentése gombra. A levél ezután Feldolgozva állapotú lesz.
- Ha a levélből teendő következik, kattintson az Új feladat ebből az e-mailből gombra, töltse ki a Feladat címe, Leírás, Határidő és Ügyfél cég mezőt, majd mentse. A feladat a levéllel és a mellékleteivel együtt jön létre.
- Ha a levéllel nincs teendő, kattintson az állapot-jelölőre: ez az Új és a Figyelmen kívül hagyva állapot között vált.
- Ha a jövőben az ilyen leveleket automatikusan kezelné, kattintson az Új szabály gombra, és mentse a szabályt (részletek: E-mail szűrőszabályok).
AI-javaslatok jóváhagyása
Ha az AI-besorolás be van kapcsolva, a rendszer minden új levélhez javaslatot készít (kihagyás, figyelmen kívül hagyás vagy hozzárendelés), és megadja a Konfidencia értékét. A küszöb feletti javaslatot a rendszer automatikusan végrehajtja, a többi Jóváhagyásra vár állapotba kerül.
- Jóváhagyás (kapcsolat létrehozása): a javasolt kapcsolat létrejön, a levél feldolgozott lesz.
- Elutasítás: a javaslatot elveti; automatikusan elfogadott javaslatnál az Elutasítás és visszagörgetés az automatikus kapcsolatokat is törli, és a levél ismét Új lesz.
A feldolgozási folyamat állapotai
| Állapot | Jelentés |
|---|---|
| Importálva | a levél beolvasva, a rendszer még vizsgálja |
| AI-ra vár, AI-sorban | a levél az AI-besorolásra vár |
| Jóváhagyásra vár | javaslat vagy feladat-utasítás vár az Ön döntésére |
| Feldolgozva | a levél hozzá van rendelve, vagy a teendő elkészült |
| Figyelmen kívül hagyva, Kihagyva | a levéllel nincs teendő |
| AI-újrapróbálás, Hiba | az AI-besorolás nem sikerült; háromszori próbálkozás után Hiba lesz |
A jóváhagyásra váró levelet kézzel Feldolgozva, Figyelmen kívül hagyva vagy Kihagyva állapotba teheti; lezárt állapotból nem lehet tovább lépni. Ha nem engedett átmenetet választ, ezt az üzenetet kapja: „A választott pipeline átmenet manuálisan nem engedélyezett.”
Példa
A Minta Kft. számlát küld e-mailben PDF-melléklettel. A rendszer éjjel beolvassa, a PDF a dokumentumtárba kerül, a levél Új állapotú. Kovács Anna megnyitja, a Hozzárendelés ablakban a Céltípusnál a számlát választja, megkeresi a számlát, és menti. A levél Feldolgozva lesz, a számlánál pedig megjelenik a levél és a melléklete.