Register und Widerruf von Vertraulichkeitserklärungen
Die Liste der im Datenraum angenommenen Vertraulichkeitserklärungen: Zustand, Nachweis-PDF, Filter nach Benutzer und Kundenfirma, Widerruf und Löschen.
Jede im Datenraum angenommene Vertraulichkeitserklärung ist eine Zeile in dieser Liste. Hier prüfen Sie, wer sie wann gegenüber welcher Kundenfirma angenommen hat, öffnen das Nachweis-PDF und widerrufen die Annahme bei Bedarf. Neue Zeilen lassen sich hier nicht anlegen: Annahmen entstehen nur im Datenraum.
Die Liste
Menü: Dokument → Vertraulichkeitserklärungen. Filter: Kunden-Firmengruppe, Kundenfirma, Benutzer, Status, Angenommen ab, Angenommen bis. Unter dem Benutzernamen stehen das Zustandsetikett und die NDA-Nummer.
| Etikett | Bedeutung |
|---|---|
| Gültig (grün) | der angenommene Text ist der aktuelle Vorlagentext, der Ordner ist offen |
| Veralteter Text (gelb) | der Vorlagentext hat sich geändert, der Benutzer muss erneut annehmen |
| Widerrufen (grau) | von einem Administrator widerrufen |
| Gelöscht (rot) | in den Papierkorb verschoben |
| Kein PDF (gelb) | die Annahme ist erfasst, das Nachweis-PDF konnte aber nicht in der Dokumentenzentrale abgelegt werden (zum Beispiel ohne Ablageregel des Kunden) |
Eine Annahme widerrufen
- Öffnen Sie Dokument → Vertraulichkeitserklärungen und filtern Sie nach dem Benutzer.
- Zur Prüfung des PDFs klicken Sie rechts in der Zeile auf das graue PDF-Symbol (Das Erklärungs-PDF öffnen).
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol (Weitere Aktionen) und wählen Sie Widerrufen (der Benutzer muss erneut annehmen) mit dem gelben Verbotssymbol.
- Bestätigen Sie die Rückfrage.
- Bei Erfolg: „Erfolg: Die Annahme wurde widerrufen.“ Die Zeile bleibt als Nachweis mit dem Zustand Widerrufen erhalten.
Nur eine aktive Annahme kann widerrufen werden; bei einer bereits widerrufenen Zeile: „Nur eine aktive Annahme kann widerrufen werden.“ Über den Widerruf wird keine E-Mail versandt.
Löschen
Löschen mit dem roten Papierkorb-Symbol (im Menü oder für markierte Zeilen über die Kopfschaltfläche) verschiebt je nach Recht in den Papierkorb oder löscht endgültig. Wer beide Löschrechte hat, sieht zusätzlich Endgültig löschen. Das endgültige Löschen entfernt das Nachweis-PDF nicht aus der Dokumentenablage.
Im Benutzerformular
Beim Bearbeiten eines Benutzers unter Users → Users zeigt die Karte Datenraum — Vertraulichkeitserklärungen je Kundenfirma die letzte Annahme, die PDF-Schaltfläche und im Kartenkopf Alle Erklärungen dieses Benutzers, das die nach dem Benutzer gefilterte Liste öffnet.
Beispiel
Das Projekt von Péter Szabó ist abgeschlossen, doch die Muster Immobilien GmbH möchte, dass er bei der nächsten Anmeldung erneut annimmt. Der Administrator widerruft Péters gültige Annahme in der Liste; Péter kann die NDA-pflichtigen Ordner der Firma erst nach einer neuen Annahme öffnen.