Rechnung erfassen und bearbeiten
Erfassung einer neuen Eingangs- oder Ausgangsrechnung mit Kopf und Positionen, Nummerierung aus dem eigenen Belegblock und Bearbeitung einer noch nicht abgeschlossenen Rechnung.
Im Rechnungsformular erfassen Sie den Kopf (Partner, Datumsangaben, Währung, Zahlungsart) und die Positionen. Bei eigenen Ausgangsrechnungen vergibt das System die Nummer aus einem Belegblock. Nach dem Speichern steht die Rechnung sofort in der Liste; Begleichung, Zinsberechnung und Buchhaltung bauen darauf auf.
Bevor Sie beginnen
- Der Partner muss bei den Partnern angelegt sein. Fehlt er, legen Sie ihn mit der Schaltfläche „neues Unternehmen“ (Person mit Pluszeichen) neben der Unternehmensauswahl an — sofern Sie das Recht dazu haben.
- Für eigene nummerierte Ausgangsrechnungen braucht der Mandant einen aktiven Belegblock.
- Das Kontingent Ihres Tarifs darf nicht aufgebraucht sein (siehe Meldungen unten).
Neue Rechnung Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Finanzen → Rechnungen und klicken Sie oben rechts auf + (Hinzufügen).
- Wählen Sie unter Mandant, in wessen Bestand die Rechnung gehört.
- Geben Sie Lieferant und Kunde, Rechnungsart, Zahlungsart und Währung an; bei Fremdwährung auch Währungswert.
- Bei einer eigenen Ausgangsrechnung wählen Sie den Belegblock — die Nummer vergibt das System. Bei einer Eingangsrechnung tragen Sie die Nummer des Lieferanten unter Rechnungsnummer ein.
- Füllen Sie die Datumsfelder aus: Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeitsdatum, MwSt.-Datum. Bei periodischer Abrechnung aktivieren Sie Dauerleistung (periodische Abrechnung) und geben Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums an.
- Erfassen Sie die Positionen (Bezeichnung, Menge, Mengeneinheit, Betrag).
- Bei einer Storno- oder Korrekturrechnung tragen Sie unter Referenzierte Rechnungsnummer die Nummer der ursprünglichen Rechnung ein.
- Wird ein Teil der Zahlung einbehalten, klicken Sie auf Einbehalt hinzufügen und geben den Betrag an.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Erfolgsmeldung erscheint oben im Formular; das Formular bleibt offen, und jedes weitere Speichern ändert diese Rechnung.
Rechnung bearbeiten
Klicken Sie in der Liste auf das Bearbeiten-Symbol (Stift), ändern Sie die Daten und klicken Sie auf Speichern. Die Positionen werden beim Speichern vollständig ersetzt, die Kopfsummen aus den Positionen neu berechnet.
Prüfungen und Meldungen
| Situation | Meldung |
|---|---|
| Lieferant, Kunde, Währung oder Datum fehlt | „Lieferant erforderlich!“, „Kunde erforderlich!“, „Währung erforderlich!“, „Datum erforderlich!“ |
| dieselbe Rechnung existiert bereits | „Diese Rechnung existiert bereits mit derselben Nummer, Art, demselben Lieferanten und Kunden. Öffnen Sie die vorhandene, statt eine zweite anzulegen.“ |
| das vorhandene Exemplar liegt im Papierkorb | „Diese Rechnung existiert bereits, liegt aber im Papierkorb. Stellen Sie sie wieder her, statt sie erneut anzulegen …“ |
| Tarifkontingent aufgebraucht | „Sie haben das in Ihrem Tarif enthaltene Limit aufgebraucht. Laden Sie Ihr Guthaben auf, um zum Listenpreis fortzufahren, oder wechseln Sie zu einem Tarif mit größerem Umfang.“ |
| Einbehalte übersteigen den Bruttobetrag | es wird nichts gespeichert, denn ein Einbehalt darf den zahlbaren Betrag nicht übersteigen |
Bei eigener Nummerierung prüft das System außerdem, dass die Reihenfolge der Datumsangaben zur Reihenfolge der Nummern passt.
Beispiel
Die Muster GmbH stellt der Beispiel AG eine Ausgangsrechnung vom 20.11.2026 über 254.000 HUF brutto aus. Sie wählt den Belegblock, erfasst die Position und speichert. Das System vergibt die nächste Nummer, die Rechnung erscheint in der Liste als offen mit 254.000 HUF offenem Saldo.