Titoktartási nyilatkozat az adatszoba mappáira
Hogyan tegyen egy megosztott mappát titoktartási nyilatkozathoz kötötté, és mit lát a felhasználó az adatszobában, amíg el nem fogadja a nyilatkozatot.
Bizalmas anyagoknál előírhatja, hogy az adatszoba egy mappája csak akkor nyíljon meg, ha a felhasználó elfogadta a titoktartási nyilatkozatot a mappa ügyfélcége felé. Az elfogadásról a rendszer bizonyíték-PDF-et készít, és értesíti a cég adminisztrátorait.
A követelmény bekapcsolása
- Nyissa meg a Dokumentum → Mappák menüt, és a megosztott mappa sorában kattintson a Név / hierarchia szerkesztése ikonra.
- A bal hasábban a Titoktartási nyilatkozat (NDA) gombcsoportban válassza a sárga Kötelező gombot.
- Kattintson a Mentés gombra. A mappák listájában a mappa neve alatt sárga NDA címke jelenik meg.
A követelmény öröklődik: a mappa minden almappája is zárva lesz. Ha egy almappát szerkeszt, ott ez áll: „Mindenképp kötelező: a(z) „…” szülőmappától örökli.”
A nyilatkozat szövege
A szöveg a Szerződések → Szerződés-sablonok menüben szerkeszthető, a „Titoktartási nyilatkozat (adatszoba)” fajtájú sablonban. A beépített sablon magyar, angol és német nyelvű, 9 fejezettel. A nyilatkozat a mappa ügyfélcége (Közlő Fél) felé szól; ügyfélcég nélkül a rendszer üzemeltetője felé.
Mit lát a felhasználó az adatszobában?
- Belépés után előbb a felhasználási feltételeket kell elfogadnia, ha az áruháznál ez kötelező.
- A zárt mappa a mappafában lakattal látszik. Megnyitva a „Titoktartási nyilatkozat szükséges” kártya jelenik meg.
- A „A nyilatkozat elolvasása” gombbal elolvassa a szöveget a saját nyelvén.
- Bejelöli a négyzetet („I have read the non-disclosure agreement, I accept it and undertake to comply with it.”), és az „Elfogadom” gombra kattint.
- A rendszer kiírja: „Köszönjük — a titoktartási nyilatkozatot elfogadta.” Ettől kezdve az ügyfélcég minden nyilatkozathoz kötött mappája megnyílik neki.
Ha a négyzetet nem jelöli be: „Az elfogadáshoz jelölje be a jelölőnégyzetet.” Ha a PDF-példány nem készül el, az elfogadás akkor is érvényes, és ezt az üzenetet kapja: „Az elfogadását rögzítettük. A nyilatkozat PDF-példányát az adminisztrátor készíti el.”
Csomagkiadás
Nyilatkozathoz kötött mappából vízjeles csomagot csak olyan felhasználónak adhat ki a csomagkiadás funkcióval, akinek érvényes nyilatkozata van.
Példa
A Minta Ingatlan Kft. „Irodaház — Műszaki dokumentáció” mappáján bekapcsolják a Kötelező gombot. Kovács Anna belép, a mappa és az „Alaprajzok” almappa lakattal látszik. Elolvassa és elfogadja a nyilatkozatot; a rendszer NDA-000007 azonosítóval rögzíti, a PDF-et a Minta Ingatlan Kft. dokumentumai közé menti, és értesíti a cég adminisztrátorait.