E-Mails im Hintergrund einlesen, klassifizieren und versenden
Minütlich liest das System E-Mails und Anhänge der überwachten Postfächer, erstellt Vorschläge, führt die E-Mail-Aufgaben aus und versendet wartende E-Mails.
Die Verarbeitung eingehender und der Versand ausgehender E-Mails laufen fortlaufend im Hintergrund. E-Mails und Anhänge der überwachten Gmail-Labels gelangen ins Dokumentencenter, das System erkennt Befehle, klassifiziert den Rest mit künstlicher Intelligenz und erstellt Vorschläge. Serien-E-Mails werden geplant versendet.
Was geschieht mit einer eingehenden E-Mail?
- Minütlich liest das System neue E-Mails der aktiven Mailquellen, die älteste zuerst. E-Mail und Anhänge (ZIP-Dateien entpackt) gelangen ins Dokumentencenter, an den Ort gemäß der E-Mail-Speicherregel des Unternehmens.
- Minütlich prüft es, ob der Betreff das Aufgabenpräfix des Systems oder der Text den Befehlsblock des Systems enthält. Wenn ja, entsteht ein Vorschlag, der auf Freigabe wartet.
- Alle zwei Minuten klassifiziert eine künstliche Intelligenz die übrigen E-Mails anhand von Betreff, Absender, Text und Verlauf. Ein Vorschlag mit hoher Sicherheit wird automatisch verarbeitet, die übrigen warten auf Freigabe.
- E-Mail-Aufgaben (etwa Lieferantenrechnungen aus einem Ordner einlesen) laufen in ihrer eigenen Häufigkeit. Nach drei Fehlern in Folge wird die Aufgabe abgeschaltet, und die berechtigten Benutzer des Unternehmens werden benachrichtigt.
- Das Ergebnis sehen Sie unter System → Zeitplaner, im Dokumentencenter und im Bereich Benachrichtigungen des Glockensymbols.
Ausgehende E-Mails
Serien-E-Mails gehen in Paketen geplant über den gemeinsamen Mailversand hinaus, unter Beachtung von Sperrliste und Größengrenze. Ein Sicherheitsnetz startet alle fünf Minuten fällige E-Mails, die nicht eingereiht wurden oder hängen geblieben sind. Eine zurückgezogene E-Mail wird nicht versendet.
Bankpakete aus dem Postfach
Falls eingerichtet, sucht das System täglich um 05:40 im Postfach nach den von der Bank gesendeten OTP-KELFO-ZIP-Paketen, speichert sie und versieht die verarbeitete E-Mail mit einem Label. Die weitere Verarbeitung des Pakets läuft wie bei einem manuellen Upload.
Beispiel
Ein Lieferant der Muster GmbH sendet eine PDF-Rechnung an die überwachte Adresse. Innerhalb einer Minute liegen E-Mail und PDF im Dokumentencenter; zwei Minuten später erstellt die Klassifizierung einen Vorschlag zur Freigabe, den die Buchhalterin prüft.