FoxPost utánvét-elszámolás – Felhasználói útmutató
Hogyan egyeztethető a FoxPost heti utánvét-utalása a vevő-számlákkal és a FoxPost díj-számlájával a bank importban — automatikus javaslattal és előjelhelyes számla-választással.
1. Mi az utánvét-elszámolás?
Utánvétes küldeménynél a vevő a FoxPostnak fizet, a FoxPost pedig hetente a díjaival csökkentett összeget utalja át. A bankkivonaton EGY jóváírás jelenik meg: beszedett utánvétek − FoxPost díj-számla = utalt összeg. Az egyeztetéshez a vevő-számlá(ka)t ÉS a FoxPost díj-számláját együtt kell a banki sorhoz rendelni.
2. Beállítás a Company törzsben — CLIENT-ENKÉNT
Minden clientnek SAJÁT FoxPost-szerződése van. A client cég szerkesztő-oldalán (Companies → client cég) a FoxPost API blokk tartalmazza: API-kulcs, API URL, basic belépő (a jelszó write-only), Start date (ettől a naptól él a kapcsolat, mint a NAV-nál) és az Active/Inactive kapcsoló — ez az ELSŐ belépési küszöb: a napi automatikus letöltés CSAK aktív fiókra fut. Itt adható meg az Order ref pattern is (lásd 4. fejezet). A FoxPost-fájlok tárhelye az Object storage szabályokban a FoxPost típussal állítható be clientenként (mint az invoice vagy otpkelfo mappák).
3. Elszámolás-email automatikus feldolgozása
A FoxPost API-jában NINCS elszámolás-riport végpont, ezért a heti elszámolás forrása a FoxPost EMAILJE: a levélben az FX díj-számla PDF-je ÉS a heti elszámolás XLSX melléklete érkezik EGYÜTT. Az Email task menüben ügyfelenként felvehető egy foxpost típusú feldolgozó, amely a levelet EGYBEN dolgozza fel: (1) a számla-PDF-et a client tárhelyére menti és a NAV-ból szinkronizált FX szállítói számlához csatolja; (2) az XLSX MINDEN fülét átnézi, és kiolvassa az összesítést + a CSOMAGSZINTŰ utánvét-sorokat (az utánvét fülről); (3) ha van utánvét, megkeresi a VEVŐ-számlát (lásd 4. fejezet); (4) az elszámoló excelt az érintett számlákhoz linkeli. A dokumentumok szöveg-tartalma is kereshetővé válik (automatikus szöveg-kinyerés). Kézi útvonal: a Bank import FoxPost ablakának CSV-importja, vagy az Invoice lista FoxPost query gombja (szűrt client vagy az összes aktív fiók).
4. Vevő-számla párosítás rendelésszámmal
A biztos kulcs a WEBSHOP RENDELÉSSZÁM: az elszámolás Referencia kód oszlopa a webshop rendelés-azonosítóját hordozza (pl. "order id: #2046"), a számlázó pedig ugyanezt a rendelésszámot írja a számlára (NAV megrendelésszám-mező). A párosítás sorrendje: pontos bizonylatszám → rendelésszám → címzett-név + beszedett összeg. A rendelésszám kinyerését a Company FoxPost-blokk Order ref pattern mezője szabályozza (regex, 1. találati csoport; üresen a # utáni számjegyek). A már NAV-ból letöltött számlák rendelésszámát a rendszer magától pótolja a tárolt számla-adatból.
5. Bank import: javaslat és előjeles választás
Amikor a FoxPost-utalás megjelenik a bank importban, a Manual invoice matching ablak AUTOMATIKUSAN felajánlja azt a heti elszámolás-csoportot, amelynek nettója (beszedett utánvétek − díj-számla bruttó) kiadja a banki összeget: az összes párosított vevő-számla (+) és az FX díj-számla (−) bekerül a kiválasztottak közé. A kiválasztott számlák előjelet kapnak: a sor irányával azonos típus pozitív, az ellen-irányú negatív — a Selected total így előjelesen a banki összeget adja ki ("Amounts match!"). Ha egy soron már van elmentett (még nem véglegesített) kiválasztás, az ablak újranyitáskor VISSZATÖLTI és módosítható. Mentéskor számlánként külön bizonylat készül (bevétel/kiadás a számla típusa szerint), és a kintlévőségek csak a bizonylat tényleges létrejöttekor változnak.