Dokumentumtár modul – Felhasználói útmutató
Dokumentumok feltöltése Google Drive-ra, OneDrive-ra vagy helyi tárhelyre, mappák, megosztás ügyfelekkel, keresés a PDF-ek szövegében.
Mire való?
A Dokumentumtár (Documents) a cégekhez tartozó dokumentumok központi helye: ide kerülnek a feltöltött szerződések, számlaképek, igazolások — és innen oszthatók meg biztonságosan ügyfelekkel a portálon vagy web-linkkel.
Feltöltés lépésről lépésre
1) Documents → új dokumentum. 2) Kiválasztod a Client company-t (gépelésre kereső lista). 3) A Target storage választóban megjelölöd a tárhelyet: Google Drive-fiók, OneDrive-fiók vagy helyi tárhely — csak azok a fiókok jelennek meg, amelyekhez jogod van, és amelyek az ügyfélhez kötöttek. Ha a cégnél be van állítva a dokumentum-tárhely szabály, a form ezt automatikusan előtölti. 4) A Target folder a fiók mappáit kínálja (OneDrive-nál is gyors, teljes mappalista); a New folder gombbal — külön jog birtokában — új mappa is létrehozható. 5) Több fájl egyszerre is feltölthető; a gombokon töltés közben Loading-visszajelzés fut, a gomb mérete nem változik.
Keresés a PDF-ek tartalmában
Feltöltés után a rendszer háttérben kinyeri a PDF szövegét (lásd: Automatikus háttérfolyamatok – Felhasználói útmutató), az állapotot a listában címke jelzi. A kinyert szövegben a lista keresője is talál — így egy számlaszámra vagy névre az egész tár átkutatható.
Megosztás
A dokumentumok megosztási mappákba rendezhetők (a mappák hierarchiába szervezhetők), a mappa ügyfél-felhasználókkal osztható meg: ők a portálon bejelentkezve látják — vízjeles megjelenítővel, letöltés-szabályozással, lejárati idővel. Web-link is készíthető külső megosztáshoz. A portál CSAK azt mutatja, amihez a belépő felhasználónak joga van.
Törlés-szabályok
Üzleti objektumhoz (számlához, szerződéshez) linkelt dokumentum nem törölhető, amíg a kapcsolat él — a hibaüzenet megmondja, hol hivatkozik rá. Megosztási mappában lévő dokumentumnál a rendszer felsorolja a mappákat, és MEGERŐSÍTÉS után leválasztja, törli a fájlt a tárhelyről és a nyilvántartásból.
Példa
Szerződés feltöltése és megosztása: Documents → feltöltés a 2-es cég OneDrive-fiókjának Szerződések mappájába → a doc a Folders-ben a "Közvetítői anyagok / Ügyfél X" megosztási mappába kerül → az ügyfél-felhasználó meghívása → az ügyfél a portálon vízjeles nézetben látja, letölteni csak akkor tudja, ha engedélyezted.
A jogosultság-függő gombokról a Jogosultságok – Felhasználói útmutató ad áttekintést.