Címke rendszer – Felhasználói útmutató
A címke (label) olyan, mint a Gmail címkéi: jelölő, amit számlára (vagy más objektumra) teszel, hogy csoportosíts és a rendszer automatikusan tegyen vele valamit – például továbbszámlázza a költséget a bérlőnek.
1. Mi a címke
A címke egy elnevezett, színes jelölő (pl. MVM, Taxi, Könyvelés). Rá lehet tenni egy számlára – kézzel vagy automatikusan – és ezután a rendszer a címke beállítása szerint viselkedik: van, amelyik csak jelöl, van, amelyik adatot kiolvas, és van, amelyik automatikus továbbszámlázást indít.
2. Címke létrehozása
A Master datas → Labels menüben a "+" gombbal hozhatsz létre új címkét. Amit megadsz:
| Mező | Mire való |
|---|---|
| Név | a címke megjelenő neve (pl. MVM) – nyelvenként megadható |
| Group | kategória (pl. bookkeeping, contract, notify) – csak rendezéshez |
| Code | gépi kulcs (opcionális), pl. taxi_kontir |
| Colour / Icon | a címke színe és ikonja a listákban |
| Value type | hordoz-e értéket a címke (pl. szám, dátum), vagy csak jelölő |
| Type action | mit csináljon a címke – lásd a következő pont |
3. A "Type action" – mit csináljon a címke
Ez a legfontosabb beállítás: megmondja, mi történjen, amikor a címke felkerül egy objektumra.
| Type action | Jelentése egyszerűen |
|---|---|
| Automatic / Note | csak jelöl, semmi különös nem történik |
| Connector | összekötő címke: idővonalon és kapcsolatokban is megjelenik |
| Ignore | a rendszer figyelmen kívül hagyja |
| Parse: address / bank / vehicle / period | a címke értékét strukturált adattá alakítja (cím, bankszámla, rendszám, időszak) |
| Pass-through billing (rebill to tenant) | továbbszámlázás: ha egy ilyen címkés költségszámla megérkezik, a rendszer a bérleti szerződés szerint előkészít egy kimenő számlát a bérlő felé |
4. Hogyan kerül címke a számlára
Kétféleképp:
- Automatikusan: amikor egy számla beérkezik (NAV-adatból), a rendszer a számlán szereplő kiegészítő adatokból (pl. vevőazonosító) automatikusan felteszi a megfelelő címkét.
- Kézzel: a számla-listában a sor végén a címke gombbal (vagy több számla kijelölése után a fejléc Assign label to selected gombjával) kiválasztod a címkét és megadhatsz egy értéket.
5. Connector – mi köti össze a számlát az ingatlannal
Egy címkéhez tartozhat érték is. Az ingatlan törzsben megadod, hogy egy adott ingatlanhoz melyik címke + melyik érték tartozik (pl. címke: MVM, érték: 123456 vevőazonosító). Amikor egy MVM-számlán ugyanez a 123456 szerepel, a rendszer tudja: ez a számla ehhez az ingatlanhoz tartozik.
6. Példa: közüzemi számla továbbszámlázása
Cél: az "Zsolt fejedelem 70." ingatlanhoz érkező MVM áramszámlát automatikusan tovább akarod számlázni a bérlőnek.
- Labels: az "MVM" címkénél a Type action = Pass-through billing. Mentés.
- Properties: az ingatlanon a Connector label = MVM, a Cost-invoice match value = 123456 (az MVM vevőazonosító).
- Contract: a bérleti szerződésen az Auto cost pass-through = BE, a keletkező számla Draft, a felár pl. 0%.
- Amikor jön az MVM-számla a 123456-tal (a címke automatikusan vagy kézzel felkerül), a rendszer előkészít egy draft kimenő számlát a bérlő felé, ugyanazokkal a tételekkel + a felárral, a szerződésszámmal.